Toda empresa, seja de pequeno ou grande porte é composta por uma grande quantidade de pessoas, entre eles funcionários, gestores, fornecedores e clientes que juntos empenham papeis fundamentais dentro da organização, garantindo para um bom funcionamento do negócio.
Mas sabemos que controlar e gerenciar a função de cada um para uma gestão de qualidade é preciso manter um controle interno adequado e eficaz.
Vale destacar que, o controle interno nas empresas é a maneira mais eficiente para um gerenciamento de processos seguro, evitando problemas como crises, fraudes, erros e prejuízos financeiros.
Trata-se de um planejamento organizacional desenvolvido por meio de métodos e procedimentos adotados dentro de uma empresa, a fim de alcançar metas estabelecidas e conseguir chegar ao objetivo final.
A importância de um plano de organização no controle interno
Ter um plano de organização é essencial para o controle interno nas empresas, pois esse método tem como principal característica ajudar no desempenho, desenvolvimento e crescimento organizacional de todo empreendimento.
Com um plano organizacional é possível desenvolver relatórios assertivos com mais facilidade, contribuindo para o levantamento de informações precisas e relevantes que ajude na segurança e desenvolvimento da empresa.
A organização nas empresas contribui na redução de riscos na rotina empresarial, pois ela é responsável por dar continuidade ao fluxo de operações realizadas dentro da corporação, assim aprimorando os processos produtivos e garantindo uma gestão de qualidade.
Isso acontece devido os dados levantados ajudarem gestores na hora de tomar s devidas providências antes que a empresa seja de fato comprometida.
Como ter um controle interno eficaz dentro da empresa
O controle interno nas empresas consiste na implementação de medidas necessárias que ajudam a proteger dados financeiros, mas para isso é preciso ter uma gestão de qualidade e excelência.
Sabendo da importância de ter um controle interno eficaz dentro de toda empresa, vamos apresentar algumas medidas que possa adotar essa boa prática de maneira eficiente.
Estipule as responsabilidades de cada função
Quando cada função exercida dentro da organização empresarial tem a sua responsabilidade na tarefa exercida, é possível controlar e gerenciar a execução das atividades de maneira mais fácil e precisa.
É importante dividir as tarefas para cada tipo de profissional, ou seja, o profissional responsável por autorizar um gasto não poderá ser o mesmo que fará o registro contábil
Verifique todo tipo de documentação
Para obter um controle interno bem estruturado, é importante sempre verificar a documentação de todos os registros contábeis das transações. Com isso será possível verificar todos os procedimentos para averiguar se estão todos adequados e assim evitar possíveis fraudes.
É fundamental ter um profissional em que terá como responsabilidade autorizar as transações, para que o pagamento possa ser realizado, após a autorização. Assim, a chances de obter erros acaba sendo menor e mantendo um controle seguro e eficiente.
Faça rodízio de funcionários
Nunca deixe um funcionário exercer uma determinada função por muito tempo, pois isso poderá acabar influenciando em sua produtividade, aumentando as chances de o colaborador agir de maneira errada.
Supervisione todas as operações
Tenha sempre um responsável para supervisionar e monitorar as operações, para verificar se as atividades estão sendo executadas de acordo com objetivos da organização, além de garantir maior produtividade e segurança dentro da empresa.
Instale equipamentos de segurança
Além de ter profissionais para monitorar as atividades na estrutura organizacional, instale também equipamentos de segurança como exemplo: câmeras de vídeos, cofres, alarmes, ponto eletrônico, senhas em computadores, programas antivírus, entre outros controles físicos.
Analise o motivo das irregularidades
É preciso ter conhecimento de tudo que ocorre dentro da empresa, para isso deve fazer uma análise periódica para encontrar os motivos dos problemas observados e relatar a direção.
Tenha um organograma
Desenvolva um organograma que estabeleça e apresente as funções de cada profissional, abordando princípios e respectivas responsabilidades de cada um.
Elabore um manual
É importante elaborar um manual de procedimentos que contenham as práticas de autorizações, aprovações, processuais e de rotinas, bem como definição de pessoas responsáveis. Para ter um controle nem estruturado, incluía também técnicas orçamentárias de custos, plano de contas, procedimentos e gráficos de fluxo de transações.
